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秘書でなくても活かせる資格

秘書検定とは?



秘書検定とは、正式名称を「秘書技能検定試験」といいます。公益財団法人実務技能検定協会が運営する、文部科学省後援の民間の検定試験です。この資格は、文書作成やファイリング、スケジュール管理、マナー・接遇等学ぶことによって、細かな心遣いや、冷静な判断力を併せ持つ秘書としての技能を認定するものです。

3級では秘書の実務、技能の基礎的な知識が求められます。2級では、一般的に必要な知識•技能を要求されます。秘書検定2級の合格は、一通りの秘書業務をこなせるレベルを保障するものといえるでしょう。

試験の実施については、3級と2級は、2月、6月、11月の年に3回となります。(ちなみに準1級と1級は、6月と11月の年に2回の実施になります。)

出題範囲と対策



試験内容は、過去の実績によると理論(マークシート方式)が31問、実技(記述式)4問の合計35問となっています。

試験時間は2時間10分で、問題の量に対して比較的ゆとりのある時間がとられています。

ただし、理論、実技の「それぞれの正解率が60%以上」で合格となります。どちらの正解率が60%未満の場合は不合格となるので、気をつけましょう。

理論の分野では、下記の分野の問題をマークシートで回答します。


•必要とされる資質

•職務知識

•一般知識

また、実技の分野では下記の内容が、記述式で問われます。

•マナー・接遇

•技能

秘書検定2級の合格率は55%前後となっており、2人に1人以上は受かるので、比較的受かりやすい試験だといえます。受験者は、大学生が最多となっています。

また、各級の受験時間が異なるので、2級と3級、2級と準1級等の同時受験者も多いようです。気持ちや時間にゆとりがある人は、同時に違う級を受けても良いかもしれません。

2級の試験では「一般的な秘書能力」が問われます。例えば、敬語や接遇用語が正しく使用できるかどうか、短い報告や説明、説得ができるかどうか、社内外の文書作成や簡単な折れ線、棒、円グラフを書くことができるか等です。

必要の勉強時間は、受験者が学生か社会人かによっても異なりますし、先に3級を受けているのか、はじめから2級を受けるのか等、受験者の状態によっても異なります。

3級に比べると、専門的な言葉や知識を覚える必要があるため、ある程度の時間勉強する必要があります。

テキストを眺めるだけではなく、練習問題や過去問題をこなして、問題の傾向に慣れ、自分の苦手な分野等の対策を立てると、合格する確率は高くなります。

勉強スタイルは、スクールや通信講座もありますが、出版社から出ている独学のテキストも充実しているので、独学も十分に可能です。そして最近では、スマートフォンに秘書技能検定2級の勉強アプリもあるようです。

自分の学校や仕事、生活のライフスタイルに合わせて、これらの教材を組み合わせると効果的です。



秘書にならなくても、活かせる



秘書検定は、オフィスワークに必要なビジネスマナーを身に付けることができるので、これを取得することは、秘書として役立つばかりではありません。一般的なビジネスマナー、オフィス業務を習得した人として企業は捉えるので、新入社員の就職活動や、転職活動にも役立てることができます。

特に、これから社会に出る人は、会社のイメージをつかみやすくなり、転職活動では自らのモチベーションを高めることもできます。当然ながら、企業の社長や士業の先生の秘書として、サポート業務で活躍することも可能です。

また、プライベートでも、例えば冠婚葬祭のマナー等で、資格取得が役に立つ場合が大いにあります。

仕事でも私事でも、様々なシーンに役立つ資格なので、秘書志望でない人も、自己啓発としてチャレンジしてみてもよいかもしれません。